Jurnal Manado - Pentingnya ruang khusus untuk menyimpan arsip seperti depo arsip. Hal ini guna memenuhi kebutuhan kebutuhan terhadap pelindungan arsip, serta mengutamakan tugas pemeliharaan dan perawatan arsip. Hal ini dikatakan Kepala Dinas Perpustakaan Janni Lukas melalui Kepala Bidang Pembinaan Arsip Selly Mengko didampingi Lita Iroth Kepala Seksie Akuisisi, Inventarisasi, Pengolahan dan Dokumentasi Arsip, saat diwawancarai di Ruang Kerjanya, Kamis (3/06/2021).
Mengingat pentingnya sebuah arsip maka penyimpanan arsip tak bisa sembarangan, ada standar baku penyimpanan arsip dalam sebuah depo arsip. Ini diatur dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 31 Tahun 2015.
"Memang saat ini sudah diperlukan adanya depo arsip sehingga seluruh arsip yang penting bisa terjaga," kata Selly. Sembari mengatakan, pembuatan depot arsip
yang mencakup tahapan perencanaan pembangunan, pelaksanaan tata ruang gedung, prasarana dan sarana depot, serta pengelolaan depot arsip.
Ia pun menjabarkan jenis arsip yaitu Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.
"Jika arsip bernilai sejarah maka disimpan di depo arsip," jelasnya, sambil mencontohkan arsip bersejarah yaitu terbentuknya sulut, Biografi Samratulangi, Pahlawan Sulut dan juga termasuk arsip Covid - 19.
SKPD juga perlu menyediakan ruang simpan arsip inaktif (record center), pungkas Selly.(man)